הספקים וטיולים, זה יכול ללכת ביחד

רוב המאמרים שדנים וכותבים על פרודוקטיביות של עובדים מרחוק (עובדים שאינם עובדים מהמשרד עם הצוות או עובדים עצמאיים) נראים כמו מדריכים שמסבירים לכם איך להפוך את הבית שלכם למיני-משרד: הקפידו על שעות עבודה סטנדרטיות, התלבשו כאילו אתם יוצאים לעבודה, צרו 'איזור עבודה'.

יש לי בעיה עם עצות כאלה, כי נראה שהן רומזות שהדרך היחידה להיות פרודוקטיביים מהבית כפי שאתם פרודוקטיביים מהמשרד היא… להפוך את הבית למשרד.

כמובן, אני לא טוען שכל אחד צריך ללבוש מכנסי פיז'מה ולשכב על הספה עם המחשב הנייד שלו כל הזמן. לעובדים מרחוק יש שפע של הסחות דעת ואין לנו את הלוקסוס של מנהל שבודק אם אנחנו מתרכזים במשימה – אנחנו צריכים לעשות את זה בעצמנו.

בחנתי תריסרי גישות במשך השנים – הייתי עובד מרחוק במשך למעלה מעשור – והגעתי לרשימה של מאפיינים שהיו משותפים לימים הכי פרודוקטיביים שלי.

לאחרונה ערכתי בדיקות מדוקדקות למנהגים שלי: בינואר האחרון מכרתי את כל רכושי כדי לבדוק עד כמה אני יכול להפוך לנווד דיגיטלי שמטייל בעולם תוך כדי עבודה. כתוצאה מהיצמדות לפרקטיקות שלי, אני עובד פחות שעות אבל הפרודוקטיביות שלי גבוהה מכפי שהיתה בשנה שעברה.

האסטרטגיות הללו אינן מחקר שעבר סקירת עמיתים, אבל הן עובדות עבורי. ואני מהמר על כך שאם תתנו להם צ'אנס – הן יעבדו גם עבורכם.

1. התחילו עם תוכנית יסודית כדי להתפטר מבזבוז זמן

בסדר, בסדר, זה לא בדיוק טיפ לעבודה מרחוק. אבל בין כל הדברים שניסיתי כדי להגדיל את הפרודוקטיביות שלי, בדיקה מראש אם יש לי הבנה ברורה של התוצאה הרצויה היא הגורם החשוב ביותר שקובע איזו עבודה תיעשה בזמן ואיזו תתעכב (או לא תיעשה בכלל).

אם אתם רוצים לעבוד ביעילות, צריך ליצור תוכנית סולידית לכל פרויקט. עם תכנית כזו אתם יכולים לרוץ לתוך המשימה ישר מהתחלה, ולדעת שאתם יכולים להמשיך לרוץ בלי הפרעה.

רעיונות מהחיים להצלחה בביצוע של התוכניות

התחילו עם טיוטה ראשונה גרועה – אב טיפוס באיכות נמוכה יעזור לכם להגדיר את התוצאה לפני שבזבזתם שעות רבות על עיצוב או פיתוח.

בחרו ימים שבהם תעבדו רק על הפרויקט הגדול ביותר שלכם. אל תפתחו אפילו את המייל שלכם.

התחילו מאמר, למשל, בכך שתכתבו את כל הכותרות. החלוקה לכותרות לא רק מקלה על העבודה שלכם – עכשיו אתם רק צריכים למלא את הרווחים בין כל צמד כותרות –אתם יכולים כך גם לגלות במהירות האם הנושא גדול מידי ודורש הפשטה, או האם הוא מצומצם מידי ודורש גישה רחבה יותר.

צרו רשימת משימות מהאימייל שלכם. אם אני נכנס למייל שלי לבדוק משהו אני מוצא את עצמי קורא מיילים חדשים ומאבד את חוט המחשבה שלי. כדי להילחם בזה אני יוצר כיום רשימת משימות מתוך המייל שלי: אני עובד על כל המיילים ויוצר רשימת משימות – כשאני מסיים, אני יכול לעבוד על המשימות הללו מבלי לפתוח את המייל שוב.

2. חלקו את המשימות לקבוצות לפי הקשר, כדי להשיג ריכוז טוב יותר

יש רעיון שלקוח מספרו של ג'רלד וינברג וזוכה לציטוטים רבים: אתם מאבדים 20% מהזמן הפרודוקטיבי בכל פעם שאתם עוברים מפרויקט לפרויקט במהלך היום.

זה נכון לא רק לגבי פרויקטים אלא גם לגבי סוגים שונים של עבודה: תקשורת, עיצוב ופיתוח כולם דורשים עבודה בהקשרים שונים לחלוטין.

כשאני כותב קוד, אני צריך לבנות מודל מנטלי לפני שאני יכול להתחיל לכתוב את הקוד ממש. אותו הדבר נכון לגבי כתיבה, עיצוב, וכל פרויקט אחר שמציב דרישות מנטליות: יש תקופת חשיבה לפני שאפשר להתחיל לעבוד. אחרי הפרעה, החשיבה והתכנון מתחילים שוב – לפחות גרסה מקוצרת שלהם – לפני שאנחנו יכולים לחזור לשטף העבודה.

אתם מאבדים 20% מהזמן הפרודוקטיבי בכל פעם שאתם עוברים מפרויקט לפרויקט במהלך היום.

הזמן האבוד הזה מגלח שניות יקרות מהיכולת שלי לחפש את הגלידה הטובה ביותר במילנו, כך שזה בהחלט האינטרס שלי להימנע מהפרעות כאלה.

מולטיטסקינג הוא לא יותר משקר אחד גדול.

רעיונות מהחיים לניהול מעבר בין סוגי עבודות

בחרו ימים שבהם תעבדו רק על הפרויקט הגדול ביותר שלכם. אל תפתחו אפילו את המייל שלכם. שמרו מרחק מאתרי מדיה חברתית – אם יש צורך, השתמשו באפליקציה שתחסום אותם. תנו לפרויקט את מלוא תשומת הלב שלכם ודעו אתם צריכים לתכנן לטפל בכל דבר אחד מחר.

כבו את כל ההודעות. הטלפון שלי מרעיש רק כשהוא מצלצל. אני לא מקבל הודעות פוש מאף אחד חוץ מאשר מלוח השנה שלי. אני לא מקבל התראות על מיילים שלא נקראו או על הודעות בפייסבוק שמחכות לי. אני לא צריך את הלחץ מהידיעה שיש משהו שלא קראתי עדיין. במקום זה אני מתרכז במה שאני עושה, מסיים את זה, ואז בודק מיילים ומדיה חברתית כשאני לא באמצע משהו אחר.

צרו בלוקים של זמן עבודה. דן סוליבאן ממליץ לקבץ משימות לימים עם הקשר ספציפי. טכניקת הפומודרו ממליצה על הפסקות קצרות ומרוכזות. אני נוטה לנוע בין בלוקים של שעתיים וארבע שעות של עבודה, תלוי על מה אני עובד.

3. קחו הפסקות (אמיתיות) כדי לרענן את האנרגיה המנטלית שלכם

כשמגיע הזמן לקחת הפסקה מהעבודה שלכם, חשוב שתפסיקו לעבוד. לא טלפון, לא מייל, לא מחשב. לכו למקום אחר, שבו עם ספל קפה לרבע שעה ותיהנו מזה.

תנו למחשבות שלכם לנדוד ואני ערב לכם שתחזרו לעבודה רעננים ומוכנים להשיג תוצאות  – הרבה יותר מאשר לו הייתם בודקים מייל מהטלפון בדרך לקנות קפה וחוזרים מיד למחשב שלכם עם כוס חד פעמית.

רעיונות מהחיים ללקיחת הפסקות

תלמדו מהדוגמה האיטלקית. אנשים נעצו בי מבטים מוזרים ששאלתי איפה אפשר לרכוש קפה לדרך באיטליה. 'קפה לדרך' זה פשוט לא חלק מהתרבות שלהם. איטלקים שותים את הקפה שלהם במקום – לעיתים קרובות עומדים ליד הדלפק – לא משנה עד כמה הם עסוקים. קחו הפסקה ושבו בבית הקפה, ושתו את הקפה שלכם לאט. רבע השעה שתבלו הרחק מהעבודה שלכם לא תהרוג אתכם, וההפסקה המנטלית תעזור לכם להילחם בשחיקה ולחץ.

צאו להליכה. ואל תשלחו הודעות טקסט תוך כדי. לכו. ליציאה החוצה יש השפעה חיובית גם על מצב הרוח שלכם. זו לא רק שטות של היפים: הכימיקלים שאנחנו נושמים כשאנחנו הולכים ביער או במדשאה שכוסחה לא מזמן הוכחו במחקרים כמקלים על נזקי הלחץ במוח. הם כה יעילים, למעשה, שחוקרים אפילו ייצרו בושם בריח של דשא מכוסח כדי לשפר את מצב רוחם של אנשים.

תיהנו מהארוחות שלכם. יש את המשחק הזה – אולי שמעתם עליו – שבו חברים נפגשים לארוחה ושמים את כל הטלפונים שלהם הפוכים על השולחן, והראשון שנוגע בטלפון משלם על הארוחה לכולם. אני ממליץ מאד שתהפכו את המשחק הזה לכלל בחיים שלכם. אפילו אם אתם אוכלים לבד, נסו לא לגעת בטלפון.

4. תכננו ימים שבהם אתם לא פותחים מחשב

אתם באמת רוצים להיות פרודוקטיביים? אז שימו את המחשב שלכם בצד ועזבו אותו. כל היום. לא, אני רציני.

אין שום דבר שמזיק יותר לפרודוקטיביות מאשר לחלום על הדברים האחרים שהייתם רוצים לעשות במקום לעבוד. וכשאתם מטיילים, אתם צריכים לצאת החוצה ולראות דברים – אחרת, מה הטעם בטיול?

אין שום דבר שמזיק יותר לפרודוקטיביות מאשר לחלום על הדברים האחרים שהייתם רוצים לעשות במקום לעבוד.

בברצלונה, רציתי לשתות קפה ולאכול ארוחת בוקר, ללכת למוזיאון פיקאסו, לטייל באיזור אל בורן הסובב,  לשתות יין ורמוט אחרי הצהריים ואז לאכול ארוחת ערב באחת המסעדות המפורסמות.

לקחתי יום שלם של חופש. לא פתחתי את המחשב הנייד ולא בדקתי את המייל שלי, וטיילתי בברצלונה. ביום למחרת הייתי מלא מרץ להתחיל לעבוד על רשימת המשימות שלי.

אילו הייתי מנסה לשלב את העבודה והטיול באותו יום, או שהייתי מקלקל את הטיול שלי בדאגה על הזמן שמתבזבז, או שהייתי נשאר ער עד מאוחר ועושה עבודה פחות איכותית. בכך שאני בוחר יום אחד להרפתקאות וימים אחרים לעבודה, אני מסוגל ליהנות מהעולם סביבי בלי רגשי אשמה ואז לעבוד ביום למחרת בלי להרגיש שאני מפסיד משהו.

רעיונות מהחיים להתנתקות

תהיו תיירים (אפילו בעיר שבה אתם גרים). תנו לעצמכם יום שלם ללכת לחקור את העיר שלכם. אם אתם מטיילים, לכו לראות כמה אתרים מעניינים. אם אתם בבית, פשוט בדקו את האטרקציות שמציעה העיר שלכם. קחו יום לעשות סידורים. טפלו בכביסה. לכו להסתפר. לכו לדואר. אם אתם כמוני, הדברים האלה מצטברים. אם תנסו להכניס סידורים בין משימות העבודה, תתישו את עצמכם: תוציאו את העבודה מהמשוואה וסידורים הופכים לדבר אפשרי, אפילו מרגיע.

עבודה מרחוק היא עניין של איזון

אתם טובים בעבודה שלכם. זו הסיבה שאתם עוסקים בה. זו הסיבה שאתם מסוגלים לעשות אותה בלי ללכת למשרד כל יום.

אבל אם אתם מעבירים כל שעה שאתם ערים בעבודה, אז מה התועלת בחירות שיש בעבודה מהבית?

בכך שתיצרו תוכנית, תקטלגו משימות לפי ההקשר שלהם, תיקחו הפסקות, ותתנו לעצמכם ימי חופש שלמים, תוכלו להיות פרודוקטיביים להפליא כשאתם למעשה עובדים פחות שעות בסך הכל.

השתמשתי באסטרטגיה הזו בהצלחה כדי להוריד את זמן העבודה שלי ל- 4-6 שעות ביום, בשנה שעברה עבדתי 70-90 שעות בשבוע…

בעוד אני מוצא פנאי לצלם שפע של תמונות בזמן שאני משוטט באירופה. ואם אני יכול לעשות את זה, אתם גם יכולים לעשות את זה.

צאו לדרך!